Alliance Bio Expertise

Alliance Bio Expertise réussit avec GESTINNOV sa migration vers Business Central, la solution de gestion Microsoft 100% Cloud

Installée à Guipry (35), Alliance Bio Expertise (ABE) équipe les laboratoires dans leur processus de détection des levures, moisissures et bactéries pour l’industrie agroalimentaire, pharmaceutique, vétérinaire, le cosmétique et la recherche, soit près de 2000 clients, dont beaucoup de clients agroalimentaires dans le Grand Ouest, de grands laboratoires indépendants mais aussi des grandes marques françaises et internationales. La distribution à l’export via des partenaires représente 40% du chiffre d’affaires. Ce sont aujourd’hui plus de 25 collaborateurs, dont 8 itinérants, commerciaux et techniciens SAV. Avec une croissance annuelle à 2 chiffres, l’entreprise envisage de nombreux projets de développement, dont la construction d’un nouveau siège social et d’un nouvel entrepôt dans le bassin rennais.

L’ERP, clé de voûte du projet de l’entreprise

Lorsqu’ils reprennent l’activité en 2015, Philippe Le Saux et Arnaud Fourmond, comprennent rapidement que le développement actuel et futur de l’entreprise reposera sur ses capacités informatiques, en particulier sur son ERP. Johann Pinat, Responsable Supply Chain & Qualité, témoigne de la genèse du projet : « A la base, nous étions déjà dans un environnement Microsoft, sous Navision 2015. Une version 2017 était disponible mais nous en avons profité pour regarder les autres solutions ; on a découvert la version Business Central en mode Cloud. On a particulièrement apprécié 3 points forts : des montées de versions en évolution constante, le fait de pouvoir travailler à distance et le stockage des données, sachant qu’en interne nous n’avons pas de service IT à proprement parler ».

La solution Business Central est rapidement apparue comme une évidence : « Nous devions faire une migration de manière très rapide sur l’ensemble des services, de manière la plus « indolore » possible sans perturber l’activité, sans oublier bien sûr la maîtrise des coûts. Nous souhaitions également faire ressortir rapidement des indicateurs fiables pour l’entreprise. On est parti sur une solution qui est suffisamment puissante pour nous accompagner quelques années, puisque l’outil est évolutif. Nous allons pouvoir déployer de nouvelles fonctionnalités, car l’entreprise va se développer ; l’outil ne sera pas un frein, bien au contraire. »

Un projet d’entreprise porté par les différentes parties prenantes

Le projet s’inscrit dans une réalité humaine, des habitudes de travail. C’est pourquoi, il a été engagé dès l’origine dans une logique collaborative, associant les différentes parties prenantes de l’entreprise. Johan Pinat témoigne : « En tant que petite entreprise, il faut nécessairement intégrer des responsables de tous les services dans le projet, même s’ils ne sont pas utilisateurs à 100%, et dans l’avant-projet, il y a toujours des choses qu’on n’a pas assez préparé. Il ne faut surtout pas négliger la phase d’audit, de cadrage, on oublie toujours des choses ! ».

L’accompagnement au changement est évidemment un facteur clé de succès : « Je me suis rendu compte que dans une migration d’ERP, il y a des attentes de la solution miracle, les gens voient ça au travers de leur prisme, chacun a sa vision et son utilisation ; c’est pour ça qu’il faut une équipe projet dédiée avec une vision beaucoup plus globale. »

Autre facteur de réussite, le choix d’affecter une ressource à 100% sur le projet : « Nous avons pris appui sur une personne pendant 4 mois ; cette personne est aussi celle qui a accompagné l’ensemble des collaborateurs dans la conduite du changement, dans les nouvelles procédures, dans la production de petites vidéos-tutos… ; il y a beaucoup de craintes, c’est humain, quand on change certaines choses, ça a permis que tout le monde s’implique dans le projet. Après 4 mois d’utilisation, l’outil est bien utilisé. Au global, la partie migration est pratiquement finie, on est dans une phase où nous pouvons prendre en main l’outil pour découvrir sa puissance et développer la productivité de l’entreprise. »

Un impact positif sur les processus et l’organisation

Les effets du déploiement de la nouvelle solution se font déjà ressentir auprès des équipes, mais également sur les processus métier et l’efficacité opérationnelle des services : « Sur certains points, ça fluidifie les process via l’outil ; il nous permet de mettre en place des process de contrôle, de gagner du temps, d’être plus précis, plus efficaces. Concernant la logistique, l’outil nous permet de nous mettre dans un mode de fonctionnement plus automatisé, de poser les bases pour passer à une plus grande échelle. On diminue le risque d’erreur sur les flux, dans le traitement de factures… ».

A tel point qu’aujourd’hui, l’ensemble des collaborateurs d’ABE tire profit de l’outil, y compris les équipes commerciales et marketing via la brique CRM intégrée à l’ERP : « C’est désormais l’ensemble de l’entreprise qui va utiliser tout ou partie des fonctionnalités de l’outil. L’ERP va devenir une solution de communication centrale pour l’entreprise, encore plus qu’avant puisqu’avec les nouvelles fonctionnalités qui s’offrent à nous, on a réussi à récupérer tout le monde, y compris ceux qui n’utilisaient pas l’ERP, c’était un peu l’objectif de limiter la déperdition de l’information. »

Dans ce cadre, l’articulation avec Power BI, solution native de datavisualisation de Microsoft, a permis d’accélérer l’adhésion, et ce à tous les échelons de l’entreprise : « L’avantage de Power BI « branché » sur Business Central, c’est qu’il y a des vrais liens, c’est graphiquement plus ludique et accessible, c’est beaucoup plus intuitif, plus dynamique, plus parlant. Selon les différents niveaux dans l’entreprise, les besoins sont différents : la Direction Générale a besoin de 5-6 indicateurs clés, la personne en préparation de commande a besoin de 2-3 indicateurs opérationnels… Et sur la partie contrôle de gestion, on va disposer d’indicateurs plus fins pour un pilotage plus précis de l’activité. »

Une collaboration avec GESTINNOV inscrite dans la durée

Johann Pinat se félicite du choix de GESTINNOV dans le cadre de ce projet : « J’ai d’abord travaillé avec un consultant de Breizh Fab qui m’a aidé à structurer ma demande et à structurer les critères de sélection de l’intégrateur. Un des éléments prépondérants a été le rapport de proximité, de pouvoir travailler avec des partenaires qui soient assez proches de nous, qu’on puisse rencontrer régulièrement. Ce que l’on a aimé, c’est que GESTINNOV est une entreprise à taille humaine, on s’est senti entendu, pris en considération, on a eu l’impression d’être dans la même dynamique d’entreprise ». De fait, c’est une collaboration qui s’inscrit dans la durée, comme en témoigne Arnaud Fourmond : « On s’inscrit dans la continuité de la collaboration, il y a d’autres projets… nous sommes déjà engagés dans le projet CRM, et réfléchissons au déploiement du WMS dans le cadre du nouvel entrepôt. »

Et Arnaud Fourmond de conclure : « La méthodologie de migration a été claire et respectée ; comme tout projet, il y a des aléas, GESTINNOV a respecté ses engagements écrits et oraux ; ce sont les relations humaines qui font que ça se passe bien. Nous avons énormément apprécié l’accompagnement continu et la recherche de réponse systématique. On sait très bien qu’on a toujours des surprises sur ce genre de projet, ils les ont anticipées au maximum ».