BDO France

Méthodologie collaborative pour plateforme collaborative : BDO France réussit avec Gestinnov le déploiement de TEAMS

Souhaitant répondre à des enjeux de fluidification de sa communication et d’accélération des pratiques de travail à distance, BDO France s’est appuyé sur une méthodologie originale pour déployer avec succès la solution TEAMS pour l’ensemble de ses collaborateurs.

BDO est le cinquième réseau mondial d’audit, d’expertise comptable et de conseil. BDO est implanté dans 167 pays ; BDO France compte plus de 1500 collaborateurs et dispose d’un réseau de plus de 40 bureaux principalement présents dans l’Ouest, l’Ile de France, Rhône-Alpes, PACA et Sud-Ouest.

Christine Paurise, DSI de BDO France, témoigne de la genèse du projet : « Nous ressentions depuis longtemps un réel besoin d’amélioration de la communication, de collaboration, une meilleure coordination au sein des équipes, un besoin de fluidifier l’information dans l’entreprise. » Le choix s’est rapidement orienté vers Teams, la solution de travail collaboratif de Microsoft 365 : « Nous étions à la recherche d’un outil adaptable à notre organisation ; Teams est apparu comme une des briques de Microsoft 365 qui répondait le mieux à notre besoin. »

Plusieurs retours d’expériences ont alerté sur la nécessité d’un accompagnement au déploiement de cet outil, tant en termes de conduite du changement que de bonne gouvernance des usages.

Une équipe dédiée à la réussite du projet

Christine Paurise insiste sur l’importance de constituer, dès le démarrage du projet, une équipe dédiée, pluridisciplinaire, regroupant le Marketing et la Communication, les Ressources Humaines et l’IT : « Ce qui nous a particulièrement aidé, c’était qu’il ne s’agissait pas d’un projet purement IT. Il a notamment été naturel de disposer de supports de communication et d’un plan de formation pour le déploiement de Teams. »

Christine Paurise détaille les étapes du projet : « Il nous a d’abord fallu définir les personae au sein de BDO pour identifier les usages les plus utiles pour nous. Pour ce faire, un audit préalable auprès d’utilisateurs clés a été réalisé sur leurs habitudes de communication. Le fait de travailler sur les usages les plus utiles a également été un prétexte pour nous familiariser avec l’outil car nous ne l’avions jamais manipulé. » Une première prise en main de l’outil nécessaire pour la suite du projet.

Un panel représentatif d’utilisateurs a ensuite été établi, soit 15 « ambassadeurs » répartis sur l’ensemble de la France, avec des fonctions, métiers et niveaux hiérarchiques différents. « Avec eux, nous avons utilisé et expérimenté Teams, nous avons découvert ce que l’on pouvait en faire, quel type d’équipes étaient les plus appropriées compte-tenu de notre double organisation par Région et par métier. L’idée était de construire, avec les ambassadeurs, une première structure de Teams. » Christine Paurise confirme que cette phase du projet était plus concrète et qu’elle a permis de recueillir de véritables retours métiers.

A l’issue de cette séquence, il a été possible d’élargir le périmètre initial, de constituer des équipes, puis de déployer à l’ensemble des collaborateurs : « Nous avons lancé Teams de façon nationale le 9 mars 2020 dans un contexte bien particulier. Le confinement a évidemment accéléré l’usage de la solution. On dénombre aujourd’hui 350 équipes, 1 400 collaborateurs et 1 350 utilisateurs actifs. Nous observons un réel intérêt pour l’outil et les équipes. »

La solution est désormais totalement adoptée par les collaborateurs : « Nous surveillons désormais la création d’équipes, en particulier les équipes crées sans raison ou qui ne sont pas alimentées, mais il y a peu d’écarts finalement. »

L’accompagnement, facteur clé de succès

La méthodologie originale proposée par Gestinnov, intégrateur retenu sur la mission, a permis d’assurer pleinement le succès du projet : « En premier lieu, par l’appropriation par l’équipe Projet des différents usages de Teams afin de se projeter dans l’utilisation ; par l’aide à l’élaboration du plan de communication visant à informer sur les différentes étapes du projet lors du déploiement auprès des collaborateurs ; enfin par l’animation avec les ambassadeurs : définition des objectifs, formation, animation des meetings avec une centaine de personnes, création des sondages pour recueillir leurs retours, leurs sentiments… »

Face aux plannings bien remplis des ambassadeurs à l’approche de la période fiscale, Gestinnov s’est adapté aux métiers et à la disponibilité des collaborateurs impliqués en proposant des sessions courtes de 45 minutes. Cela a permis d’optimiser l’efficacité et la mobilisation des ambassadeurs tout du long du projet. Comme le précise Christine Paurise « Il ne faut pas avoir peur de se faire accompagner. Cela permet d’animer la population d’ambassadeurs, et de réaliser un plan de communication efficace. Un accompagnement via un prestataire externe est très utile, on profite des retours d’expérience d’autres sociétés et métiers qui sont très rassurants et permettent de s’orienter vers les bons usages. »

L’ouverture sur d’autres perspectives

« Nous sommes en train de préparer les futurs scénarios. Il y a encore un an, on n’entendait pas parler de Teams, aujourd’hui tout le monde connait. C’est un usage impératif. Avec l’actualité, le télétravail ne va pas revenir à ce qu’il était auparavant. » Ainsi, la prochaine étape pour BDO est le déploiement de la téléphonie via Teams à l’horizon 2021 : « Le choix a été fait d’avancer step by step. » Une démarche fidèle à la philosophie gagnante de déploiement des solutions au sein de l’organisation, au plus près des équipes et de leurs usages.